Sistema di archiviazione documentale

Protocollo

Il futuro dei sistemi di archiviazione

Le tecnologie oggi presenti sul mercato offrono una vasta possibilitą di scelta di dispositivi atti alla digitalizzazione dei supporti cartacei: sistemi multifunzione, scanner, fotocopiatrici sia collegati a workstation sia collegati in rete che, purtroppo, necessitano di essere configurati sulle postazioni client con conseguente aumento di carichi di gestione e manutenzione. Queste utility presentano dei limiti quali: il salvataggio dell’immagine avviene su directory predefinite, la mancanza di compatibilitą con applicazioni intranet o portali e l’impossibilitą di utilizzare criteri di catalogazione ed archiviazione consoni alla propria organizzazione.

Le esigenze degli utenti sono oggi notevolmente cambiate rispetto al passato, e quindi le necessitą di:

                                 • migliorare l’efficienza dell’organizzazione

                                 • impedire la duplicazione delle informazioni

                                 • evitare di ripetere l’immissione di informazioni

                                 • distribuire rapidamente ed ai giusti destinatari

                                 • risparmiare carta, toner e spazi di archiviazione

                                 • catalogare con criteri propri dell’organizzazione

                                 • consentire una rapida ricerca in base ai criteri di archiviazione

                                 • garantire l’univocitą e l’integrazione

                                • garantire l’accesso agli utenti autorizzati

devono essere risolte impiegando nuove tecnologie, strumenti e soluzioni in sintonia con le attuali esigenze organizzative.

 Protocollo informatico 

Protocollo

(*) contenuto del codice Datamatrix (2Kb): "InformationWorkersGroup - Un'azienda con le giuste competenze per supportare le organizzazioni verso il raggiungimento del vantaggio competitivo"

 

IWGroup, continuando l'evoluzione della propria proposta per il mercato PMI, ha voluto dare una risposta a tale domanda realizzando una serie di funzionalitą avanzate in grado di consentire alle aziende di utilizzare dispositivi tecnologici avanzati per l’acquisizione  dei supporti cartacei e di integrare tali dispositivi in una architettura software orientata alla gestione delle informazioni quale Microsoft Sharepoint Services   prevista nel progetto "Collaborare e condividere". Tali implementazioni consentono alle organizzazioni di snellire le fasi di acquisizione, identificazione, catalogazione e distribuzione delle informazioni acquisite in modo facile, veloce ed affidabile, evitando duplicazione di informazioni o ripetizione di fasi di lavoro.

La gestione dei dispositivi hardware viene centralizzata consentendo quindi un utilizzo condiviso anche da diversi uffici e portando di conseguenza ad un contenimento dei costi di acquisto e manutenzione. Le funzionalitą sviluppate sono direttamente integrate nei componenti Microsoft Sharepoint sia dal punto di vista tecnologico sia dal punto di vista utente: le operazioni vengono gestite direttamente dai menu standard ed il completamento con le informazioni necessarie alla catalogazione e la fase finale di memorizzazione avvengono nell’ambiente standard Sharepoint.

Le funzionalitą permettono di andare incontro alle principali esigenze organizzative:

- acquisizione e digitalizzazione dei supporti cartacei

 - protocollazione: mail, fax, Office, ecc.

- gestione di codici a barre di diversi standard

- protocollazione del documento in entrata ed in uscita 

- stampe del registro di protocollo  

- distribuzione delle informazioni ai destinatari interessati            

-gestione di: titolari, mittenti,  destinatari, mezzi di spedizione, allegati, ecc.

Brochure




Organizzazione aziendale

Immagine

 

 

Architettura

Funzionalitą 

 

Integrazione gestionali

 

 

 





 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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