Autonomia, flessibilità, mobilità, risultati: sono questi i capisaldi di un nuovo modo di concepire le dinamiche operative in azienda, una nuova cultura manageriale che sovverte il modello dell’ufficio tradizionale e si proietta nell’era del Modern Workplace. I dipendenti 4.0, infatti, stanno sperimentando un nuovo modo di vivere orari, spazi e strumenti operativi: le classiche otto ore trascorse in ufficio possono lasciare spazio a nuove modalità di lavoro liquide in cui il focus è posto esclusivamente sugli obiettivi da raggiungere, a prescindere dal luogo e dal tempo impiegato.
Se negli ultimi anni il numero di smart worker è sensibilmente aumentato, la vera e propria spinta in questa direzione è arrivata con l’entrata in vigore della Legge sul Lavoro Agile (81/2017), attraverso la quale i legislatori hanno voluto sostenere le aziende nell’adozione di strumenti e modelli operativi innovativi. Una rivoluzione resa anzitutto possibile grazie all’avvento delle ultime tecnologie digitali, senza le quali questo nuovo paradigma operativo non potrebbe essere declinato.
Oltre lo smart working: le fondamenta su cui costruire una nuova filosofia operativa
I principi fondamentali attraverso cui si sviluppa il modello di lavoro smart, sostenuto dalle nuove tecnologie digitali, sono la condivisione e la collaborazione. Dispositivi intelligenti, comunicazioni immediate, facilità di condivisione delle informazioni, accesso a flussi di notizie costantemente aggiornate, contenuti sempre reperibili in modo rapido e completo: queste funzionalità avanzate oggi fanno parte della quotidianità di tutti gli utenti digitali. Per questo ormai le persone si aspettano di contare sulle stesse modalità di fruizione e semplicità di utilizzo anche mentre lavorano. Mettere a disposizione del personale queste funzionalità significa passare dall’ufficio tradizionale al modern workplace: un luogo senza confini spazio-temporali in cui condivisione della conoscenza e collaborazione tra le persone semplificano i passaggi e velocizzano i processi. Questo fa sì che aumenti la produttività e migliorino le condizioni lavorative, innescando un circolo virtuoso che fa bene tanto ai singoli quanto al business nel suo insieme.
Tecnologie e strumenti all’avanguardia: opportunità e vantaggi
Questo nuovo modello operativo, per essere davvero efficace, deve essere veicolato attraverso soluzioni digitali di ultima generazione, fondate su tecnologie come intelligenza artificiale, machine learning e cloud. Il modern workplace basato su condivisione e collaborazione, infatti, riesce a esprimere tutto il proprio potenziale solo se si implementano piattaforme in grado di gestire il flusso informativo attraverso un’unica interfaccia centralizzata. Il principio è saper offrire piena visibilità sui processi in atto e massima fluidità operativa, adattandosi alle esigenze dei singoli e sostenendo nel contempo la collaborazione senza soluzione di continuità – anche in modalità decentralizzata – con colleghi, personale di altri reparti, superiori e collaboratori esterni. Si riescono così a condividere competenze, idee e intuizioni senza barriere e senza ostacoli, in un flusso di conoscenze che arricchiscono il bagaglio di ognuno, favoriscono l’auto-formazione dei dipendenti e fanno crescere l’azienda. Questo permette di aumentare il senso di responsabilità verso il progetto su cui si sta lavorando e di ottenere un livello di coinvolgimento maggiore, in un’ottica comune di raggiungimento degli obiettivi.
Arxeia 365: l’alleato per il modern workplace di successo
Arxeia 365 è una suite per l’organizzazione digitale studiata per accrescere il livello di integrazione tra i diversi nodi del processo operativo e dare vita a un digital workplace collaborativo. Attraverso l’intelligenza artificiale e gli algoritmi di auto-apprendimento, il sistema permette di classificare il caotico flusso informativo in circolazione in azienda (composto da messaggi chat, e-mail, fatture, circolari, atti, ricevute…) con l’intento di ottimizzarne la gestione e semplificare la fruizione dei contenuti. Con Arxeia 365, le diverse funzionalità tipiche del back-office (come posta elettronica ordinaria e certificata, protocollo, archiviazione e gestione documentale) si integrano e danno vita a una piattaforma che sostiene la condivisione dei processi comuni. Le persone, ovunque si trovino, possono accedere a questo ambiente unificato, comunicare rapidamente con i colleghi, interagire lungo i workflow collaborativi, condividere e sincronizzare contenuti, oltre a modificare, classificare e archiviare in maniera collaborativa i documenti. Il tutto in tempo reale, nella massima sicurezza e trasparenza.