Nell’era della quarta rivoluzione industriale – in cui i dati rappresentano l’asset più importante di ogni organizzazione – saper garantire la sicurezza in chiave 4.0 è un requisito fondamentale per qualsiasi azienda voglia mantenersi competitiva. Atti amministrativi, e-mail, PEC, documenti, file di gestione dei fornitori, pagamenti o fatture… quali sono gli strumenti migliori per gestire in maniera ottimale l’enorme flusso informativo circolante all’interno dell’azienda, con l’obiettivo di tutelarne l’integrità e la conformità? Digitalizzazione, dematerializzazione, automazione, intelligenza artificiale, machine learning e servizi cognitivi sono i pilastri del back office 4.0, che permettono di aprire nuovi scenari sul fronte della conservazione in sicurezza della documentazione prodotta.
Robotic Process Automation per la sicurezza 4.0
Le nuove tecnologie, sul fronte della sicurezza 4.0, rappresentano dunque un prezioso alleato per il business. La cosiddetta Robotic Process Automation, all’interno del Modern Workplace, apre infatti le porte della data security declinata nel paradigma della quarta rivoluzione industriale. Il primo elemento da prendere in considerazione è dunque l’automazione, che applicata alle attività più ricorsive e di routine permette di ridurre l’intervento umano eliminando così la possibilità di incorrere in errori (oltre a generare valore liberando risorse per compiti più qualificanti). La spinta verso una sicurezza 4.0 sempre più completa arriva da intelligenza artificiale, machine learning e servizi cognitivi: queste tecnologie, infatti, sono in grado di interpretare in maniera intelligente le informazioni prodotte e permettono di rendere sempre più fluido e automatizzato il flusso di lavoro.
Implementare questo tipo di soluzioni alza considerevolmente il livello di precisione nell’esecuzione delle attività amministrative. Garantendo un’ampia visibilità sulle operazioni, standardizzando e codificando le procedure, abilitando una gestione efficace dei record e ottimizzando l’indicizzazione dei documenti, infatti, si può ridurre al minimo l’eventualità di incorrere in disservizi causati da una erronea esecuzione dell’attività e si assicura inoltre la piena ottemperanza alle policy normative.
Gestire le informazioni aziendali con Arxeia 365
È in questo contesto che si colloca Arxeia 365, la soluzione per l’organizzazione digitale proposta da IWG. La suite sfrutta il potenziale dei servizi cloud di Microsoft Azure, abilita la gestione dei documenti nel Modern Workplace e permette di gestire le informazioni aziendali secondo i principi della sicurezza 4.0. Attraverso l’intelligenza artificiale e gli algoritmi di auto-apprendimento, questa soluzione, infatti, è in grado di identificare e classificare i diversi tipi di informazioni aziendali (e-mail, fatture, schede tecniche, ricevute, circolari…), ne ottimizza la categorizzazione e velocizza la navigazione all’interno di tutto l’inventario informativo.
Attraverso il modulo dedicato alla gestione documentale, per esempio, Arxeia 365 permette di classificare, ricercare, e archiviare i documenti digitali in maniera efficace in un unico ambiente di lavoro collaborativo, garantendo un aumento della trasparenza e della sicurezza. Non solo: integrato in SharePoint online, Arxeia 365 Pec & Email abilita la gestione condivisa della casella di posta elettronica (sia ordinaria sia certificata) e permette di sfruttare i vantaggi offerti da Office 365, come la sincronizzazione e la condivisione dei contenuti, la modalità collaborativa nella gestione dei documenti e l’integrazione con i workflow. Il sistema è inoltre in grado di segnalare prontamente la presenza di anomalie dovute all’utilizzo condiviso della casella di posta e l’eventuale mancato recapito ai destinatari, grazie a un costante processo di backup permette di proteggere qualsiasi contenuto poiché garantisce il recupero totale dei messaggi cancellati, è progettato per assicurare l’ottemperanza alle normative e la tutela delle informazioni sensibili, così come richiesto dal Nuovo Regolamento europeo per la protezione dei dati.