L’adozione di strumenti di collaboration permette di ottimizzare la gestione delle informazioni destrutturate e migliorare il flusso di lavoro nel Modern Workplace.
In un mondo sempre più digitalizzato, i dati hanno un ruolo fondamentale: sono il motore del business e la linfa vitale dei processi operativi aziendali. Gestire questo flusso informativo con l’obiettivo di renderlo facilmente interpretabile e condivisibile tra i lavoratori, attraverso efficaci strumenti di collaboration, è diventato ormai un requisito fondamentale. Migliorare la comunicazione tra gli utenti aziendali significa infatti aumentare la loro produttività: significa garantire valore per il business. E, alla luce delle attuali dinamiche di mercato, sempre più volatili e veloci, questo imperativo appare ancora più imprescindibile. Poter comunicare rapidamente e collaborare in maniera fluida, infatti, dà alle aziende la possibilità di garantire gli elevati standard di agilità richiesti dal contesto economico di oggi. Riuscire a tenere il passo con le dinamiche esterne grazie a un’eccellente collaborazione interna, permette alle organizzazioni di essere flessibili e competitive.
Gli strumenti per l’Enterprise Collaboration
Il flusso di lavoro collaborativo, abbattendo i silos e semplificando i processi, snellisce l’intero sistema procedurale. Siamo di fronte a un cambiamento culturale che richiede all’azienda di spostare il focus dalla tradizionale produttività personale per ripensare il paradigma operativo nell’ottica di una produttività collettiva, fondata sulla condivisione e sulla comunicazione fluida e istantanea, interpersonale e interdipartimentale. Questa rivoluzione concettuale non può però attuarsi senza il supporto dell’IT, che ne rappresenta l’elemento abilitante grazie a strumenti di collaboration, come piattaforme di messaggistica e videochat, sistemi avanzati di gestione della posta elettronica (e-mail e PEC), strumenti di condivisione e applicazioni di business intelligence. Si tratta di tool sempre più richiesti dagli utenti aziendali i quali, abituati all’immediatezza della comunicazione tipica degli strumenti d’uso personale, si aspettano ormai di poter vivere la stessa user experience fluida e performante anche al lavoro. A confermare questo trend, l’analisi Enterprise Collaboration Market by Component, Deployment Type, Organization Size, Vertical, and Region – Global Forecast to 2023 condotta da MarketsandMarkets, secondo cui il mercato globale dei servizi per la Enterprise Collaboration varrà 59.86 miliardi di dollari entro il 2023, con una crescita annua media del 11,6%.
I vantaggi offerti dagli strumenti di collaboration
Gli strumenti di collaboration, se adeguatamente implementati, possono garantire diversi vantaggi, sia all’azienda che ai dipendenti migliorando il flusso di lavoro, il gioco di squadra, la produttività e l’efficienza complessiva. Grazie agli strumenti di collaborazione online tutti possono aggiornare o rimanere aggiornati, nessuno si sente escluso dal flusso di lavoro e tutti sono spinti a partecipare attivamente. Da non sottovalutare anche la facilità con cui gli strumenti di collaboration permettono di tenere traccia dei progetti, offrendo la massima visibilità sull’evoluzione complessiva del lavoro in questione e sullo storico delle modifiche apportate. Il fatto che i documenti siano tutti archiviati in un unico posto dove possono essere aggiornati in tempo reale, inoltre, rende immediati l’accesso e le modalità di condivisione. Questo facilita l’attività di revisione, evitando riunioni, telefonate e lunghe trafile di e-mail con code di labirintici ultimi aggiornamenti.
La collaborazione così promossa e gestita permette di mettere a fattore comune le diverse competenze, i diversi talenti e i vari punti di vista: un arricchimento umano e professionale per le persone e un aumento del valore per l’intero business; ma non è tutto: la collaborazione sul posto di lavoro contribuisce a creare un ambiente in cui i dipendenti si sentono apprezzati per le loro capacità e per il contributo specifico che possono dare alla causa, aspetto che li stimola a impegnarsi ancor più e a essere più produttivi.
Smart working, extended enterprise e modern workplace
La necessità di migliorare la collaborazione tra il personale è ancora più evidente se si considera come le modalità lavorative siano cambiate negli ultimi anni. Smart working, extended enterprise e modern workplace sono le parole chiave che si stanno imponendo nel mondo del lavoro digitale. Luoghi, orari e strumenti di lavoro non sono più quelli di un tempo: il dipendente 4.0 è focalizzato sul risultato finale e intende raggiungerlo scegliendo il posto in cui lavorare, con le tempistiche e le modalità che preferisce. Il lavoratore è un attore collaborativo, sempre connesso e partecipe. Non esistono più barriere di spazio e di tempo, l’ufficio è un concetto fluido che le persone possono plasmare in base alle proprie esigenze. Questo nuovo scenario, richiede alle aziende di rivoluzionare la propria cultura operativa abbracciando nuovi modelli organizzativi a supporto di una collaborazione diffusa: occorre mettere i dipendenti al centro di un’organizzazione dinamica e flessibile, caratterizzata da ambienti virtuali altamente collaborativi in grado di agevolare lo scambio sicuro di informazioni, siano esse documenti, messaggi, file o idee. In questo contesto, dunque, è necessario fornire agli utenti avanzati strumenti di collaboration, comunicazione e gestione dei documenti che siano accessibili da qualsiasi luogo e da qualunque dispositivo.