Il concetto di gestione del ciclo di vita dei documenti è cambiato radicalmente negli ultimi anni. Se prima la gestione era completamente fisica, con archivi e faldoni, adesso si parla di una gestione elettronica con conseguente incremento di efficienza e sicurezza.
Ci troviamo davanti a una rivoluzione che, nel giro di pochissimi anni, ha completamente stravolto le dinamiche di conservazione e condivisione dei documenti.
I vantaggi di questo nuovo concetto di gestione dei documenti sono innumerevoli: dalla creazione di un fascicolo digitale per migliorare la fruizione, fino alla velocità di consultazione e la disponibilità potenzialmente eterna, svincolata da deperimento e perdita di alcune parti. In alcuni casi non basta proteggere il documento dall’accesso, ma dobbiamo essere certi che l’utente che accede non può inviarlo o duplicarlo per diffonderlo a terzi.
Questi sono solo la punta dell’iceberg di quanto si possa semplificare la vita delle persone e stimolare una maggiore produttività.
Ma cosa significa garantire allo stesso tempo una maggiore sicurezza degli stessi dati?
Significa fondamentalmente certificare dei principi di integrità e di identificabilità, provvedere alla sua protezione da manomissioni o modifiche non autorizzate, garantirne la disponibilità e definire i criteri di conservazione.
Vuol dire garantire l’accesso a un numero definito di persone, preventivamente autorizzate, tenendo traccia di ogni spostamento o consultazione.
Il workflow sugli stessi risulterà più efficiente, evitando ridondanze e versioni di file obsolete, con notevole riduzione di tempi di lavorazione e un cospicuo risparmio in termini economici, sia lato collaboratore sia lato materiale utilizzato. Non di rado infatti molte aziende sono costrette a ristampare ogni versione di file prodotti.
Ci rendiamo conto dell’impatto sul tempo di archiviazione e aggiornamento degli stessi, oltre che ai limiti oggettivi di utilizzo in contemporanea?
E tu, hai previsto per la tua azienda un ambiente di collaborazione sui documenti sicuro ed efficiente? Sei pienamente consapevole dei rischi dovuti a una gestione non strutturata dell’ambiente operativo?
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